Carte bancaire professionnelle : caractéristiques, fonctionnement et coût

Qu’est-ce qu’une carte bancaire professionnelle ?

Aussi appelée carte entreprise, carte affaires, carte commerciale ou encore carte business, la carte bancaire professionnelle constitue un moyen de paiement que la société fournit à ses collaborateurs pour leur éviter d’avancer leurs frais professionnels. Elle peut également être utilisée par les dirigeants d’entreprise non-salariés, qui souhaitent différencier, plus aisément, leurs dépenses professionnelles de leurs dépenses personnelles.

La carte bancaire d’affaires peut ainsi servir à régler, par exemple, les dépenses professionnelles suivantes :

• Les frais de transport et de déplacement ;
• Les frais de péage ;
• Les frais d’hôtel ;
• Les frais de repas ;
• Les frais de vêtements, pour certaines activités ;
• Les frais liés au télétravail, …

La carte professionnelle est rattachée au compte bancaire professionnel de l’entreprise. Rappelons que ce type de compte est obligatoire pour les sociétés à capital social(1), afin d’obtenir le certificat de dépôt de fonds, délivré par la banque. Les micro-entrepreneurs doivent aussi disposer d’un compte bancaire séparé dès lors que leur chiffre d’affaires encaissé excède 10 000 euros par an durant 2 années consécutives(2).

Quelles sont les spécificités de la carte bancaire professionnelle ?

Les cartes professionnelles peuvent être à crédit, à débit, prépayées et même virtuelles. Elles offrent deux modes de paiement : à débit immédiat ou à débit différé.

Les différents types de cartes bancaires professionnelles

La carte de débit

C’est la carte la plus courante en France(3). Associée au compte bancaire de l’entreprise, la carte corporate(4) de débit permet de payer :

• Avec un débit immédiat : le compte de l’entreprise est débité au fur et à mesure des opérations ;
• Avec un débit différé : les paiements sont cumulés et payés intégralement en fin de mois (sauf si une autre date a été convenue entre l’entreprise et la banque) ;
• Avec une autorisation systématique : lors d’un paiement, le terminal de paiement électronique ou le site internet, plus généralement le système d’acceptation, interroge la banque pour vérifier que les fonds sont suffisants avant d’autoriser le règlement.

La carte de crédit

Cette carte permet d’effectuer des retraits ou des paiements en fonction d’un crédit déterminé par contrat et se rattache à une réserve d’argent. Elle reste moins fréquente que la carte de débit(5).

La carte prépayée

La carte professionnelle prépayée est alimentée en fonds, par exemple, en début de mois par la société. Elle permet d’éviter les dépassements de frais, même si elle peut être réalimentée en fonction des besoins réels de son utilisateur.

La carte virtuelle

La carte bancaire virtuelle est un moyen de paiement dématérialisé qui possède les mêmes caractéristiques qu’une carte physique (numéro, date d’expiration, code CVV(6)). Elle permet de régler les dépenses professionnelles en ligne.

Le paramétrage des cartes professionnelles

Pour prévenir un usage abusif de la carte professionnelle et éviter les utilisations personnelles, l’entreprise peut la paramétrer. Il est ainsi possible de prévoir par exemple :

• Des plafonds de dépenses mensuels ;
• Des restrictions géographiques ;
• Des horaires d’utilisation ;
• Des catégories de dépenses admissibles (transport, repas, etc.) …

Quels sont les avantages d’une carte bancaire professionnelle ?

La carte professionnelle offre de nombreux avantages, comme la suppression des notes de frais ou le contrôle des dépenses professionnelles.

Éviter les avances de frais par les salariés et dirigeants

Grâce à la carte bancaire professionnelle, les dirigeants et les collaborateurs ne sont plus contraints d’utiliser leur carte bancaire personnelle pour payer des frais professionnels. Ils peuvent ainsi plus facilement maîtriser leur budget mensuel, qui ne sera plus affecté par des dépenses professionnelles.

Contrôler les dépenses professionnelles

Le paiement par carte commerciale permet de centraliser les données relatives aux dépenses professionnelles et potentiellement de détecter rapidement les abus.

Le paramétrage de la carte professionnelle, qui permet de restreindre les paiements à certaines catégories de dépenses ou de fixer des plafonds sur les retraits et paiements, permet ainsi de mieux contrôler le montant des frais dépensés par les salariés.

Par ailleurs, ce mode de paiement constitue un moyen efficace pour analyser les frais en entreprise et mieux adapter la politique des dépenses. L’entreprise peut alors déterminer si certains postes de dépenses doivent être diminués ou au contraire nécessiteraient d’être augmentés.

Augmenter la sécurité des paiements en entreprise

Il est possible d’accroître la sécurité des paiements en entreprise grâce :

• Au blocage de la carte en cas de perte ou de vol ;
• À la réinitialisation du code PIN en cas de perte ou de vol ;

Protéger les salariés et le matériel avec les assurances des cartes professionnelles

Les cartes professionnelles sont généralement associées à des assurances très utiles comme l’assurance voyage. Cette dernière peut couvrir le salarié lors de ses déplacements en France ou à l’étranger (hospitalisation, rapatriement sanitaire, responsabilité civile…), ainsi que son matériel nomade (smartphone, ordinateur, tablette…). Elle peut aussi proposer une compensation financière en cas de retard ou d’annulation d’un vol ou d’un trajet en train.

Comment choisir une carte bancaire professionnelle ?

Le choix d’une carte bancaire professionnelle s’effectue en fonction des besoins réels de l’entreprise et de ses collaborateurs. Il faut tenir compte des services associés, des options disponibles ou encore des frais liés à son utilisation.

Évaluer les besoins de l’entreprise et des salariés

Vous devez vous poser un certain nombre de questions pour pouvoir mieux comparer les offres de cartes bancaires professionnelles, telles que :

• Combien de collaborateurs vont utiliser ces cartes ? Faut-il prévoir une carte par collaborateur ou par département/service/direction ?
• Quels types de dépenses professionnelles vont être payées grâce à la carte bancaire professionnelle ?
• Les collaborateurs sont-ils amenés à se déplacer à l’étranger ?
• Faut-il prévoir une carte à débit immédiat ou à débit différé pour mieux gérer la trésorerie ?
• Quel budget affecter à chaque carte ?

Les services proposés par la carte bancaire professionnelle

Pour comparer les offres de cartes professionnelles, vous pouvez aussi tenir compte des services proposés comme :

• Un service client réactif ;
• Une assistance 24h24, 7j/7 ;
• La synchronisation des comptes associés avec le logiciel de comptabilité de l’entreprise ;
• Les assurances associées, notamment l’assurance voyage ;
• Les programmes de fidélité…

Vous devez aussi vous pencher sur les frais liés au choix d’une carte professionnelle, comme :

• Les frais de transactions (retrait ou paiement à l’étranger) ;
• Les frais pour l’émission d’une carte physique ;
• Les commissions prélevées pour certains services …

Combien coûte une carte bancaire professionnelle ?

Le coût d’une carte bancaire professionnelle varie d’abord en fonction de la banque choisie : banque traditionnelle, banque en ligne ou néobanque.

Ensuite, le prix d’une carte bancaire professionnelle dépend du type de carte choisi : carte de débit, carte de crédit, carte virtuelle…

Le coût de la carte bancaire varie enfin en fonction des prestations associées : frais d’émission de la carte, possibilité de paiement à l’étranger, frais de tenue de compte …

Comptez ainsi de 80 euros par an pour une carte professionnelle basique d’une néobanque à plus de 200 euros pour une carte intégrant des options comme la gestion des plafonds de dépense et les paiements à l’étranger(7).

Un dernier conseil : communiquez avec les collaborateurs afin qu’ils puissent mieux appréhender la politique des dépenses au sein de l’entreprise et les frais qui peuvent être pris en charge. Ils doivent être en mesure de mieux comprendre comment utiliser leur carte professionnelle pour respecter le cadre défini par l’entreprise.