Fichiers clients : ce que dit la CNIL

La prospection est un acte essentiel de la vie des entreprises. Une des façons de procéder est de constituer un fichier regroupant les données personnelles des clients et prospects à contacter (nom et prénom, date de naissance, numéro de téléphone, e-mail, RIB, numéro de carte bancaire…), en leur faisant remplir un formulaire lors d’un achat en magasin, en organisant des ventes-privées sur invitation, en recueillant leur e-mail pour l’envoi d’une newsletter, etc.

Un droit d’accès, de modification et de suppression des données

Avant toute chose, vos prospects et clients doivent être informés de l’existence de ce fichier et consentir à ce que leur nom y figure. En l’absence d’accord, les responsables de l’entreprise s’exposent à une peine pouvant aller jusqu’à 300 000 euros d’amende et cinq ans d’emprisonnement. Vous devez en outre, à tout moment, fournir gratuitement une copie des données et répondre favorablement à toute demande de modification, de mise à jour ou de suppression de ces données.

Une obligation déclarative

Ensuite, pour être conforme à la réglementation, votre fichier doit faire l’objet d’une demande préalable à la CNIL. Cette obligation s’applique, au-delà de la prospection, à de nombreux autres usages incluant notamment les opérations de fidélisation, l’élaboration de statistiques commerciales, les jeux concours et toute autre opération promotionnelle.

La démarche peut s’effectuer en ligne en se connectant au site de la CNIL. Les délais de traitement, après avoir rempli le formulaire « NS-048 Fichiers clients-prospects et vente en ligne », sont de 48 heures. Doivent notamment être précisés les noms des personnes en charge du fichier, la finalité de ce fichier, ainsi que la durée de conservation des données.

 

Bon à savoir

La CNIL propose un certain nombre de ressources pour les professionnels sur le sujet de la protection des données Le Guide de la CNIL sur la protection des données personnelles. Consultez également son guide en 6 étapes sur le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD), qui entre en vigueur en mai 2018.

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