Le guide du paiement pour les taxis et VTC

Paiement des courses: que dit la loi ?

La réglementation applicable à la facturation des courses varie en fonction de votre statut : taxi ou VTC.

En particulier, seuls les conducteurs de taxi ont l’obligation de se munir d’équipements spéciaux, tels que notamment un taximètre et une imprimante connectée au taximètre, en sus d’un lecteur de carte bancaire.

La tarification des courses en taxi

Que vous soyez en « maraude » ou en réservation, le montant de la course repose sur le taximètre qui équipe obligatoirement votre taxi, lequel doit respecter les prix fixés par l’Etat.

Quel que soit le montant à payer inscrit sur votre taximètre, un tarif minimum pour une course (incluant majorations et suppléments) est fixé chaque année par le Ministère chargé de l’économie et des finances(4). Vous ne pouvez donc pas être payé en deçà de ce montant lorsque vous réalisez une course, même pour des trajets très courts.

Des arrêtés préfectoraux fixent, chaque année, pour chaque département, les prix maximums du kilomètre parcouru, de prise en charge et horaire en tenant compte du taux de variation fixé annuellement.

Excepté dans le cas particulier des forfaits aéroports(5), le prix d’une course ne peut pas être connu à l’avance par le client, car il comprend différentes composantes(6) :

• Le prix de prise en charge(7) : ce montant forfaitaire, affiché à votre taximètre est applicable dès le début de la course ;
• Le tarif kilométrique(8) : son montant s’applique pour chaque kilomètre parcouru, à l’exception de ceux effectués à faible vitesse ou à l’arrêt;
• Le tarif horaire : il prend le relais du tarif kilométrique en rémunérant le temps passé à l’arrêt ou à faible vitesse, selon les dispositions applicables à chaque département ;
• Les majorations : vous pouvez appliquer une majoration du tarif kilométrique ou du tarif horaire sous certaines conditions(9), notamment selon le jour de la course (semaine, dimanche, férié), l’horaire du trajet (heures de pointe, nuit, etc.), la localisation, le type de transport réalisé (ex : retour à vide), etc.
• Les suppléments : vous pouvez demander à votre client un supplément(10), notamment pour la réservation du taxi, la prise en charge d’un animal ou d’un cinquième passager, ou de bagages encombrants.

Une fois la course effectuée et qu’il est arrivé à destination, le client est dans l’obligation de payer le tarif affiché sur le taximètre. Ce taximètre doit être éclairé et visible pour que le client puisse contrôler à tout moment le prix de la course.

Les conducteurs de taxi demeurent libres de proposer une réduction sur ce montant.

La facturation des courses en VTC

Contrairement au taxi, vous ne pouvez pas prendre des courses sans réservation préalable. La « maraude », y compris la maraude électronique via une application de géolocalisation, est réservée aux seuls taxis.

Si les tarifs des taxis sont réglementés par l’État, il n’en va pas de même pour les VTC. Vous pouvez donc librement fixer le prix de vos courses :

• forfaitairement, avec un prix déterminé au moment la réservation, ou
• un tarif en fonction de la distance parcourue et du temps de trajet.

Vous pouvez également librement majorer le prix de votre course pour des motifs divers pouvant entraîner une hausse de la demande, telles que des intempéries ou des grèves affectant les transports en commun.

Cependant, lorsque vous passez par une plateforme VTC, c’est cette dernière qui fixe le coût de votre course et ponctionne une commission.

Le tarif minimum de la course en VTC est fixé, à compter du 1er février 2023, à 7,65 euros, hors commission de la plateforme ou centrale de réservation(11).

Les moyens de paiement obligatoires en taxi

À l’issue d’une course, le client d’un taxi peut vous payer en espèces, par chèque ou par carte bancaire.

Vous êtes libre de refuser le règlement par chèque, à conditions de l’avoir clairement indiqué sur la vitre extérieure de votre taxi.

Il vous est en revanche interdit de refuser la carte de paiement, quel que soit le montant de la course (article L.3121-11-2 du Code des transports).

Vous devez obligatoirement être équipé d’un terminal de paiement électronique pour les règlements par carte mais aussi d’une imprimante connectée au taximètre afin de pouvoir éditer de manière automatisée une note informant le client du prix total à payer conformément à l'article L 113-3 du code de la consommation.

La loi vous impose de fournir au client une note ou une facture dès lors que le montant de la course est supérieur ou égal à 25 euros TTC(12), ou en-dessous de ce montant si le client en fait la demande expresse. Toutefois, elle peut aussi être délivrée par voie dématérialisée (pas sms ou email), sous réserve de l’accord préalable du client.

Si vous ne disposez pas d’un TPE pour votre taxi, vous vous exposez à une amende de 3ème classe (68 euros, majorée à 180 € en cas de non-paiement dans les 45 jours) du fait d’exercer votre activité sans être muni des équipements requis par la loi(13).

Sauf motif légitime, si vous refusez un paiement par carte ou vous refusez d’utiliser votre TPE, vous risquez également d’encourir :

- une amende de 5ème classe (1 500 euros) pour refus de vente(13),

- une sanction disciplinaire (avertissement, retrait temporaire ou définitif de votre carte professionnelle et de votre autorisation de stationnement) du fait de la violation de la réglementation applicable à votre profession(14).

Les moyens de paiement obligatoires en VTC

En tant que chauffeur VTC, vous n’êtes pas obligé de vous équiper d’un TPE, mais en pratique, vous y avez tout intérêt pour encaisser plus facilement vos courses et satisfaire votre clientèle.

Si vous refusez les chèques, vous devez l’indiquer sur une vitre extérieure de votre véhicule VTC.

Comment choisir un TPE pour taxi et VTC ?

De par la nature du métier du taxi ou de VTC, vous ne pouvez pas choisir un terminal de paiement fixe. Vous devez donc vous équiper d’un TPE mobile, capable de se connecter au réseau mobile :

• Soit de manière autonome : TPE muni d’une puce GPRS ou 3G/4G fonctionnant avec sa propre carte SIM,
• Soit via votre smartphone, grâce à une application mobile d’encaissement avec ou sans lecteur de carte.

De cette manière, vous pouvez accepter un paiement sans être connecté à une ligne Internet fixe (box ADSL ou Fibre).

Quels sont les critères de choix d’un TPE pour taxi et VTC?

Pensez à certaines fonctionnalités au moment de choisir votre lecteur de cartes :

• Le paiement sans contact(15): le client peut procéder au paiement sans insérer sa carte ni taper son code confidentiel, dans la limite des plafonds applicables(16). Cette fonctionnalité vous permet d’encaisser plus rapidement la course ;
• Le paiement par mobile : le client peut procéder au paiement via une application de paiement mobile de son smartphone (par exemple Paiement Mobile(17), Apple Pay(18) ou Samsung Pay(19)), pour tout montant, même supérieur à 50 €, dans la limite des plafonds de la carte fixés par la banque.
• La possibilité d’accepter une diversité de cartes bancaires internationales;
• L’intégration d’une imprimante : vous serez parfois contraints d’imprimer la note sous format papier. D’un part, vos clients sont effectivement libres de refuser de recevoir une facture par voie dématérialisée et peuvent demander une version papier. D’autre part, lorsque la carte de paiement d’un client étranger n’est pas équipée d’une puce électronique, vous devrez faire signer au client le ticket édité par l’imprimante du TPE, afin de vérifier si sa signature correspond à celle figurant sur la carte de paiement ;
• La possibilité de proposer aux clients de laisser un pourboire par carte bancaire ;
• La possibilité d’envoyer la note au client par email ou SMS(20)…

Où trouver un TPE pour taxi et VTC ?

Vous disposez de deux options pour louer ou acheter votre TPE :

• Les distributeurs spécialisés ;
• Les banques qui proposent du matériel répondant à des normes de sécurité strictes.

Pour bien choisir entre les deux, tenez compte des tarifs proposés (frais fixes ou variables, montant de la commission sur la transaction et/ou forfait mensuel), de votre volume d’encaissement chaque mois et des services inclus (accompagnement, maintenance, mise à jour réglementaire, etc.).

Comment bien gérer vos frais professionnels de taxi / VTC au quotidien ?

En tant que chauffeur taxi ou VTC, vous supportez un grand nombre de frais professionnels, comme les dépenses de carburant, d’entretien du véhicule, les frais de fournitures diverses et frais d’assurance.

Si vous exercez votre activité sous le statut de la micro-entreprise, vous ne pouvez pas déduire ces dépenses de votre revenu imposable. Vous profitez à la place d’un abattement sur le chiffre d’affaires. Vous devez néanmoins tenir à jour un livre de recettes et de dépenses, à produire sur demande de l’administration fiscale.

Si vous exercez votre activité en entreprise individuelle au régime réel ou en société, vous pouvez déduire certaines charges professionnelles et devez tenir une comptabilité plus poussée.

Il existe une solution pour bien gérer vos frais professionnels : la carte bancaire professionnelle. Connectée à votre compte bancaire professionnel, elle simplifie la gestion de vos frais professionnels, du paiement à la comptabilité, ou de ceux de vos collaborateurs si vous en avez.

Le contrat de carte professionnelle prévoit également des prestations d’assistance et des garanties d’assurance(21) adaptées à votre activité professionnelle de taxi ou VTC.

Comment développer son activité de taxi / VTC grâce à Internet ?

La visibilité sur Internet s’avère aujourd’hui incontournable pour le développement d’une activité de taxi ou de VTC. Outre proposer la réservation en ligne, vous devez être présent et actif sur deux canaux : les moteurs de recherche et les réseaux sociaux, afin d’attirer les prospects et de fidéliser la clientèle.

La réservation en ligne, pour obtenir plus de réservations

Les chauffeurs de VTC peuvent s’inscrire sur des plateformes spécialisées dans la mise en relation avec les particuliers. Elles proposent une application permettant aux clients de réserver en ligne, et aux chauffeurs de VTC, d’accepter la demande.

Les chauffeurs de taxi, quant à eux, peuvent créer leur propre application (des développeurs proposent ce service) ou s’appuyer sur leur fiche d’établissement.

La fiche d’établissement Google(22), pour améliorer son référencement local

Le référencement local vise à augmenter votre visibilité en ligne (par exemple, sur une requête type « réserver taxi – nom de la ville »), asseoir votre crédibilité et attirer de nouveaux clients.

Pour ce faire, créez une fiche d’établissement sur Google(23). Elle créé un lien direct avec vos clients en leur permettant de consulter les zones que vous desservez, de vous contacter et de réserver une course en ligne.

La fiche doit comporter un certain nombre d’informations comme votre nom ou celle de votre entreprise, et surtout vos coordonnées (notamment votre numéro de téléphone). La fonction messages vous permet de répondre aux questions de vos clients. La fonction réservation vous permet de proposer ce service aux clients, après avoir choisi un fournisseur de planification de rendez-vous.

Le site internet, pour disposer de plus de visibilité

Un site web vous permettra de vous différencier de vos concurrents. Il faut prévoir un budget pour la création du site, mais aussi pour son référencement. Le site doit idéalement se positionner sur les trois premières positions du moteur de recherche Google. Veillez à ce que votre site soit responsive(24), c’est-à-dire qu’il puisse être utilisé correctement sur différents terminaux (téléphone portable, tablette, ordinateur).

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